Een klant belt over een offerte die vorige week is besproken. Je neemt op, maar weet niet direct wie er belt. Terwijl de klant aan de lijn blijft, zoek je het juiste dossier en controleer je wat er eerder is afgesproken.

Wanneer je dagelijks veel telefoongesprekken voert, kost dit onnodig tijd. Door je CRM te koppelen aan telefonie, kunnen klantgegevens direct zichtbaar worden wanneer iemand belt. Je hoeft daardoor minder informatie handmatig op te zoeken en kunt sneller reageren op vragen.

Maar wat betekent dat voor jouw bedrijf? We laten vijf praktische situaties zien waarin een CRM-koppeling het werk gemakkelijker maakt.

Hoe werkt een CRM-koppeling met zakelijke telefonie?

Een CRM-systeem is een programma waarin je klantgegevens en contactmomenten bijhoudt. Denk aan namen, telefoonnummers, eerdere gesprekken en gemaakte afspraken.

Wanneer je zakelijke telefonie koppelt aan je CRM, kunnen beide systemen informatie uitwisselen. Zo kan bij een inkomende oproep automatisch een venster verschijnen met gegevens van de beller.

Bij VoIP Telecom bieden we hiervoor de Pop-up CRM-integratie aan. Hiermee kun je onder andere klantgegevens bekijken, gesprekken registreren en rechtstreeks vanuit je CRM bellen.

Welke gegevens en functies beschikbaar zijn, hangt af van het gekoppelde systeem en de gekozen inrichting.

5 praktische voorbeelden van CRM gekoppeld aan telefonie

1. Een installatiebedrijf herkent direct wie er belt

Stel dat je op kantoor werkt bij een installatiebedrijf. Een klant belt met een vraag over een afspraak voor onderhoud. Je wilt weten met wie je spreekt en of er bijzonderheden zijn.

Zonder koppeling moet je eerst de klantgegevens opzoeken. Met de Pop-up-integratie kan de bedrijfsnaam, contactpersoon of een relevante notitie direct in beeld verschijnen wanneer een bekend telefoonnummer belt.

Je ziet bijvoorbeeld een eerder vastgelegde opmerking over de bereikbaarheid van de klant. Zo heb je sneller de informatie bij de hand die nodig is om het gesprek goed te voeren.

Dat betekent niet dat alle gegevens over een afspraak automatisch beschikbaar zijn. De informatie moet in het gekoppelde systeem staan en beschikbaar zijn voor de integratie.

2. Een collega kan een klant gemakkelijker verder helpen

Een klant belt naar een groothandel over een bestelling. De medewerker die de klant eerder heeft gesproken, is vandaag niet aanwezig.

Met de Gespreksgeschiedenis-functie van de Pop-up-integratie kun je contactmomenten met het telefoonnummer van de afgelopen 90 dagen bekijken. Ook zie je welke collega de beller als laatste heeft gesproken.

Heeft die collega een relevante notitie vastgelegd? Dan kan deze informatie helpen om het gesprek over te nemen.

Zo hoef je niet helemaal opnieuw te beginnen. Je kunt gerichter vragen stellen en, wanneer dat nodig is, het dossier verder controleren.

3. Een verkoopmedewerker belt rechtstreeks vanuit het CRM

Een medewerker van een verkoopafdeling heeft een lijst met klanten die moeten worden teruggebeld. Normaal gesproken zoekt de medewerker het telefoonnummer op en toetst dit vervolgens handmatig in.

Met de Klik & Bel-functie hoeft dat niet. De medewerker klikt op het telefoonnummer in het CRM en het gekoppelde toestel, de Webphone of de app start het gesprek.

Voor medewerkers die meerdere klanten per dag bellen, betekent dit minder handelingen. Ook verklein je de kans op typefouten bij het invoeren van een telefoonnummer.

De medewerker houdt daarbij zelf de controle over wie er gebeld wordt. Het gaat dus niet om een systeem dat zelfstandig klanten opbelt.

4. Een medewerker legt wijzigingen aan een offerte vast

Een klant belt naar een aannemersbedrijf en wil enkele punten van een offerte bespreken. Tijdens het gesprek geeft de klant aan dat een onderdeel moet worden aangepast.

Na het telefoongesprek is het belangrijk dat deze informatie wordt vastgelegd. Anders weet een collega die later de offerte oppakt mogelijk niet wat er is besproken.

Met de CRM-koppeling van VoIP Telecom kan na afloop van een gesprek automatisch een gespreksregistratie naar het CRM worden gestuurd. Via de Call Note-functie kan de medewerker daar een notitie aan toevoegen.

De medewerker kan bijvoorbeeld vastleggen dat de klant een wijziging heeft aangevraagd en dat er nog een reactie moet volgen.

De koppeling schrijft niet vanzelf alle gemaakte afspraken uit. Daarvoor moet de medewerker zelf een notitie maken. Zo blijft duidelijk welke informatie daadwerkelijk is vastgelegd.

5. Een terugbelverzoek wordt direct aangemaakt

Een klant belt met een vraag voor een specifieke medewerker. Die collega is op dat moment niet beschikbaar. De klant vraagt of hij later kan worden teruggebeld.

Zonder een duidelijke werkwijze wordt zo’n verzoek misschien op een los briefje geschreven of in een e-mail gezet.

Met de Pop-up-integratie van VoIP Telecom kun je actieknoppen instellen. Een van de mogelijke acties is het direct aanmaken van een terugbelverzoek.

Zo kan de medewerker het verzoek vanuit de telefonieomgeving vastleggen. Dit maakt het gemakkelijker om terugbelverzoeken op een vaste manier te verwerken.

Of en hoe het verzoek vervolgens in het CRM wordt verwerkt, hangt af van de gebruikte koppeling en inrichting.

Waar moet je op letten voordat je CRM aan telefonie koppelt?

Een CRM-koppeling kan verschillende werkzaamheden eenvoudiger maken. Toch is het verstandig om vooraf te bepalen welke functies jouw bedrijf daadwerkelijk nodig heeft.

Wil je alleen zien wie er belt? Of wil je ook gespreksnotities vastleggen, telefoonnummers aanklikken en terugbelverzoeken verwerken?

Controleer daarnaast of je huidige CRM-systeem ondersteund wordt. VoIP Telecom biedt koppelingen met veelgebruikte systemen, waaronder Salesforce, HubSpot, Teamleader en Exact. De mogelijkheden kunnen per systeem verschillen.

Denk ook na over welke klantgegevens medewerkers mogen zien. Niet iedereen binnen een organisatie heeft dezelfde informatie nodig. Zorg daarom dat toegangsrechten en de omgang met klantgegevens goed zijn geregeld.

Op onze pagina over telefoniefuncties en modules vind je meer informatie over de mogelijkheden van zakelijke telefonie.

Veelgestelde vragen over CRM en zakelijke telefonie

Kun je ieder CRM-systeem koppelen aan telefonie?

Niet ieder CRM-systeem is automatisch geschikt voor dezelfde koppeling. VoIP Telecom ondersteunt een groot aantal CRM- en ERP-systemen, maar de beschikbare functies hangen af van het pakket en de technische mogelijkheden.

Het is daarom verstandig om vooraf te laten controleren of jouw systeem gekoppeld kan worden en welke functies daarbij beschikbaar zijn.

Wat heb je nodig om telefonie aan je CRM te koppelen?

Je hebt een geschikt CRM-systeem, een zakelijke telefonieoplossing en een passende integratie nodig.

Bij VoIP Telecom kan hiervoor de Pop-up CRM-integratie worden gebruikt. De precieze inrichting hangt af van het CRM-systeem waarmee je werkt en de functies die je wilt gebruiken.

Conclusie: minder zoekwerk tijdens klantgesprekken

Een CRM koppelen aan telefonie kan vooral handig zijn voor bedrijven waar medewerkers dagelijks klantvragen behandelen, klanten terugbellen of informatie met collega’s delen.

Door klantgegevens direct zichtbaar te maken, gesprekken te registreren en terugbelverzoeken gemakkelijker vast te leggen, wordt het eenvoudiger om overzicht te houden. Hoeveel voordeel dit oplevert, hangt af van je werkwijze en de gekozen koppeling.

Wil je weten of jouw CRM-systeem gekoppeld kan worden aan je zakelijke telefonie? Bij VoIP Telecom kijken we graag met je mee naar de mogelijkheden. Bekijk onze CRM-integratie of neem contact met ons op voor advies over jouw situatie.