Telefonie doorschakelen buiten openingstijden

Telefonie doorschakelen buiten openingstijden voorkomt dat klanten na sluitingstijd zonder duidelijke reactie blijven. Stel: je kantoor sluit om 17.30 uur en een klant belt om 17.35 uur. Niemand neemt meer op. Wat gebeurt er dan met dat gesprek?

Met zakelijke VoIP-telefonie kun je dit vooraf instellen. Je bepaalt bijvoorbeeld dat de beller een melding hoort, naar voicemail wordt gestuurd of wordt doorgeschakeld naar een ander nummer. Zo blijft je bedrijf professioneel bereikbaar, zonder dat jij of je medewerkers altijd beschikbaar hoeven te zijn.

Telefonie doorschakelen buiten openingstijden: hoe werkt dat?

Bij moderne zakelijke telefonie worden inkomende gesprekken afgehandeld volgens een vooraf ingesteld belplan. Daarin leg je bijvoorbeeld vast op welke dagen en tijden je bereikbaar bent en wat er buiten die tijden moet gebeuren.

Belt iemand tijdens openingstijden? Dan kan het gesprek gewoon binnenkomen bij een medewerker, afdeling of belgroep.

Belt iemand na sluitingstijd? Dan kun je het gesprek automatisch een andere route geven. Bijvoorbeeld naar:

• een melding met je openingstijden;
• voicemail;
• een mobiel nummer;
• een andere medewerker;
• een bereikbaarheidsdienst.

Binnen de mogelijkheden van onze cloud-telefoniecentrale kun je openingstijden combineren met verschillende manieren om gesprekken te routeren.

Het voordeel hiervan is dat je niet iedere ochtend en avond handmatig een doorschakeling hoeft aan te passen. Je telefonie volgt automatisch het ingestelde schema.

Voorkom gemiste oproepen met een slim belplan

Een oproep buiten openingstijden kun je natuurlijk niet altijd persoonlijk beantwoorden. Dat hoeft ook niet. Het belangrijkste is dat je vooraf bepaalt wat er met zo’n gesprek gebeurt.

Voor sommige bedrijven is een duidelijke melding voldoende. Bijvoorbeeld:

“We zijn op dit moment gesloten. Morgen vanaf 08.30 uur zijn we weer bereikbaar.”

Wil je klanten wel de mogelijkheid geven om een bericht achter te laten? Dan kun je het gesprek naar voicemail sturen. Heb je te maken met dringende telefoontjes? Dan kan doorschakelen naar een mobiel nummer of een andere medewerker beter passen.

Met functies zoals belgroepen, openingstijden, meldingen, voicemail en wachtrijen kun je de telefonie afstemmen op de manier waarop je organisatie werkt. Bekijk hiervoor ook onze telefoniefuncties en modules.

Het doel is daarbij niet om 24 uur per dag bereikbaar te zijn. Goede bereikbaarheid betekent vooral dat een klant weet waar hij aan toe is.

Ook KVK adviseert ondernemers om goed na te denken over bedrijfsprocessen die belangrijk zijn voor de continuïteit van hun onderneming. Klantcontact kan daar een belangrijk onderdeel van zijn.

Zakelijke telefonie afstemmen op je bereikbaarheid

De juiste doorschakeling is voor ieder bedrijf anders. Een zelfstandig ondernemer heeft bijvoorbeeld andere wensen dan een organisatie met meerdere afdelingen en medewerkers.

Begin daarom bij drie eenvoudige vragen.

Wanneer wil je telefonisch bereikbaar zijn?

Leg je normale openingstijden vast. Kijk daarbij ook naar verschillen per dag. Misschien sluit je op vrijdag eerder of is een bepaalde afdeling slechts tot 16.00 uur bereikbaar.

Wat moet er gebeuren wanneer niemand aanwezig is?

Kies bewust tussen een melding, voicemail of doorschakeling. Als klanten later kunnen worden teruggebeld, kan voicemail bijvoorbeeld een logische keuze zijn.

Moeten sommige oproepen toch worden beantwoord?

Voor sommige bedrijven zijn telefoontjes buiten kantooruren uitzonderlijk. Bij andere organisaties kunnen bepaalde gesprekken niet wachten tot de volgende werkdag.

In dat geval kun je ervoor kiezen om gesprekken door te schakelen. Met de VoIP Telecom App kun je zakelijke gesprekken ook op een smartphone ontvangen. Zo kun je bereikbaar blijven via je zakelijke nummer zonder dat je privételefoonnummer bij klanten bekend hoeft te zijn.

Telefonie doorschakelen tijdens vakanties en feestdagen

Naast je normale openingstijden zijn er altijd uitzonderingen. Denk aan feestdagen, vakanties, personeelsdagen of een tijdelijke sluiting.

Juist op zulke momenten is het verstandig om je telefonie vooraf te controleren.

Staat er bijvoorbeeld nog een gewone melding ingesteld waarin wordt verteld dat je “morgen om 08.30 uur” weer bereikbaar bent, terwijl je bedrijf meerdere dagen gesloten is? Dan kan dat voor verwarring zorgen.

Je kunt voor zulke periodes een aparte melding instellen of inkomende gesprekken tijdelijk anders laten verlopen. Meer over het beheren en routeren van gesprekken lees je bij onze uitleg over hoe VoIP werkt.

Plan dit bij voorkeur vooraf in. Dan hoef je niet op het laatste moment te bedenken wat er met inkomende gesprekken moet gebeuren.

Conclusie

Telefonie doorschakelen buiten openingstijden helpt je om ook na sluitingstijd professioneel met inkomende oproepen om te gaan. Je kunt een duidelijke melding laten horen, klanten naar voicemail sturen of gesprekken doorzetten naar een mobiel nummer of andere medewerker.

Welke oplossing het beste past, hangt af van je bedrijf, je openingstijden en de verwachtingen van je klanten. Je hoeft niet altijd bereikbaar te zijn, zolang je maar goed regelt wat er gebeurt wanneer iemand belt.

Wil je jouw zakelijke telefonie en belroutes slimmer inrichten? Wij denken graag met je mee over een oplossing die past bij je medewerkers, openingstijden en gewenste bereikbaarheid.